MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
1. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Model sistem umum pada
perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis
model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang
memengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan
memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model
sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah
sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah
pada perusahan tersebut.
2. TEORI
2.1 MODEL SISTEM
UMUM PERUSAHAAN
A. PENGERTIAN
MODEL
MODEL
Merupakan
penyederhanaan(abstraksi) dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau
aktifitas yang disebut entitas(entity). Manajer menggunakan model untuk
memecahkan permasalahan. Model juga merupakan rencana, representasi, atau
deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali
berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik
(maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra computer)
Terdapat tiga jenis
model diantaranya :
1. MODEL FISIK
Model yang
menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil
dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype
model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah
perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan
dengan produk akhir. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.
2. MODEL NARATIF
Model yang menjelaskan
entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Contoh:
Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
3. MODEL GRAFIS
Model yang mewakili
entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai
dengan penjelasan naratif.
Contoh: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
Contoh: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
4. MODEL MATEMATIS
Model yang disajikan
dalam rumus matematika atau persamaan
Contoh:
BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event
Point; TFC : Total Fixed Cost; P : Price; C : Cost
KELEBIHAN :
·
Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol
matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
·
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat
dideskripsikan.
KEGUNAAN MODEL :
1.
Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari
pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan
hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2.
Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti
entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3.
Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas
membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan
model-model jenis lain.
B. KONSEP DASAR
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Konsep Dasar Model
menggunakan Sistem Konseptual, yakni sebagai system terbuka dapat mengendalikan
operasinya sendiri,sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan
lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi
sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari
mekanisme pengendalian kembali ke system. Mekanisme pengendalian adalah sejenis
alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja
system dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Contoh dari mekanisme
pengendalian adalah manajemen perusahaan,yang menggunakan dimensi Informasi:
·
Relevansi, informasi yangharus berkaitan langsung dengan
masalah yang di hadapi.
·
Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian disitu juga nilai
yang akan di dapatsemakin baik
·
Kelengkapan, informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap
dari suatu masalah yang sangat dibutuhkan.
C. PENGGUNAAN
MODEL SISTEM UMUM
Model system umum
adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis,
mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang
digunakan. Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
MODEL SISTEM UMUM
SISTEM FISIK
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
SISTEM KONSEP
1. SISTEM SIMPUL
TERTUTUP.
Sistem yang mempunyai
simpul feedback & mekanisme kontrol.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
2. SISTEM SIMPUL
TERBUKA.
Sistem yang tidak
mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Contoh: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
Contoh: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
3. ANALISIS
Model merupakan
penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang merepresentasikan obyek
atau aktifitas yang disebut entitas(entity).
Model sistem umum pada
perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis
model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang memengaruhi
juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan
masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi
fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan
manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan
tersebut.
4. REFERENSI
model sistem umum perusahaan
A. Jenis-jenis
Model
Apa itu model? terdapat beberapa definisi mengenai apa itu
"model", berikut beberapa
pendapat menurut
tokoh[1] :
Raymond McLeod
Jr. (1995:168) mengatakan bahwa model is an abstraction of something. It represents some object or
activity, which is called an entity. Artinya, model adalah sebuah bentuk
abstrak dari sesuatu dan menggambarkan beberapa obyek atau kegiatan yang
dinamakan sebuah entitas/kesatuan.
Kenneth C. Laudon
(2004:353) mengatakan bahwa model is an abstract representation that
illustrates the components or relationship of phenomenon. Artinya, model adalah
suatu gambaran abstrak yang melukiskan hubungan antar-komponen atau
kejadian/gejala.
Menurut Robet G.
Murdick (1987:368) model is approximation or abstraction of reality, which we
may construct in various form. Artinya, model adalah perkiraan/taksiran atau
abstrak dari suatu kenyataan yang dapat kita konstruksikan dalam berbagai
bentuk.
Robert G. Murdick
juga mengatakan jika kita hendak mempelajari aliran bahan yang melalui sebuah
pabrik, kita dapat membangun diagram skala di kertas yang menunjukkan lantai
pabrik, letak perlengkapan, peralatan-peralatan, dan pekerja. Tidaa penting
untuk memberikan rincian warna mesin, tinggi pekerja/buruh, atau suhu ruangan.
Dengan kata lain, model berhubungan dengan variabel yang bersangkut-paut dan
sering hanya bersangkut-paut dengan variabel yang memiliki pengaruh besar pada
keadaan yang menentukan.
Gerald V. Post
dan David L. Anderson (2000:648) mengatakan bahwa model is a sinplified,
abstract representation of some real-world system. Some models can be writtenas
mathematical equation or graph, other are subjective diaciptions. Models help
manager visualize physical objects and business processes. Information system
help you build models, evaluate them, and organize and display the output.
Artinya, model adalah suatu penggambaran abstrak dan sederhana dari beberapa
sistem dunia nyata. Beberapa model dapat ditulis sebagai persamaan matematika
atau grafik dna lainnya adalah deskripsi yang subjektif. Model menolong para
manajer emvisualisasikan objek-objek fisik dan proses-proses bisnis. Sistem
informasi membantu anda membuat model, mengevaluasinya dan mengorganisasikan
serta menampilkan keluarannya.
Model menurut
Reymond McLeod Jr (1995:168) dapat dispisahkan dalam beberapa bentuk, diantaranya[2] :
· model
fisik (physical models)
· model
cerita (narrative models)
· model
grafik (graphic models), dan
· model
matematika (mathematical
models)
Model menurut
Gerald V. Post dan David L.Anderson (2000:334) terdiri dari
· model
fisik (physical models), dan
· model
lambang atau deskriptif (symbolic or descriptive models)
Menurut Kenneth
C. Loudon (2000:353) model terbagi atas :
· model
fisik (physical models), contohnya: model pesawat terbang
· model
matematika (mathematical models), contohnya: sebuah persamaan, dan
· model
lisan (verbal models), contohnya: sebua penjabaran cara menulis pesanan
Penjelasan model
yang digambarkan oleh Raymond McLeod (1995:168) ialah sebagai berikut[3] ;
1. Model fisik
Model ini
merupakan gambaran tiga dimensi dari kesatuan itu sendiri. Model fisik ini
biasanya digunakan dalam hal pembuatan atau perancangan pusat perbelanjaan atau
bentuk dasar kendaraan bermotor baru. Dari keempat jenis model yang ada, model
fisik mungkin memiliki nilai yang kecil untuk manajer usaha. Biasanya tidaa
penting untuk seorang manajer melihat sesuatu pada bentuk tiga dimenai dalam
memahami atau menggunakannya dalam memmcahkan masalah.
2. Model cerita
Merupakan jenis
model yang para manajer gunakan sehari-hari dan jarang dikenal. Ini adalah
model cerita yang menggambarkan kesatuannya sendiri dengan berbicara atau
tertulis. Pendengar atau pembaca dapat mengertI kesatuan tersebut dari cerita.
Semua komunikasi dalam usaha adalah model cerita, yang membuat modle cerita
paling terkenal dari jenis model yang ada.
3. Model Grafik
Jenis model lain
yang penggunaannya tetap (constant) adalah model grafik. Sebuah model grafik
mewakili kesatuannya dengan sebuah garis lambang atau bentuk-bentukyang
abstrak. Model grafik
digunakan dalam usaha/bisnis intuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan
tahunan untuk para pemegang saham mengandung grafik yang berwarna putih untuk
menyampaikan keadaan untuk mengkomunikasikan informasi kepada manajer.
4. Model
matematika
Model matematika merupakan model yang paling
menarik saat ini dalam permodalan usaha bisnis. Rumus matematika apa pun
ataupun persamaannya merupakan model matematika. Banyak model matematika yang
diginakan oleh manajer usaha/bisnis tidaa rumit lagi dibandingkan penggunaan
suatu modle untuk menghiting rumus EOQ (Economic Order Quantity)
Contoh model
matematika yang digunakan oleh manajer bisnis yaitu:
EQQ = 
Dimana P
merupakan biaya pembelian unit (purchasing), S adalah penjualan (sales) tahunan
dalam unit, dan M adalah biaya perawatan (maintenance) tahunan per unit. Biaya
perawatan termasuk semua biaya yang terjadi dalam penyimpanan barang seperti
asuransi, penyusutan/kerusakan, dan kehilangan/kecurian. Model EOQ hanya
menggunakan satu persamaan. Beberapa model matematika menggunakan beratus-ratus
bahkan beribu-ribu persamaan. Contohnya sebuah model perencanaan yang
dikembangkaa oleh perusahaan Sun Oil selama awal tahun sistem informasi
manajemennya menggunakan 2.000 persamaan. Modee besar ini cenderung menjadi
tidak praktis dan susah digunakan. Kecenderungan sekarang ialah menggunakan
model yang lebih kecil dan sederhana yang bertujuan untuk membantu para manajer
tertentu untuk memecahkan masalah yang khusus.
Keuntungan
terbesar dari model matematika ini adalah tingkat ketelitian dalam
menggambarkan hubungan di antara bagian suatu objek. Matematika dapat menangani
penguatan hubungan lebih dari dua ukuran model grafik atau tiga ukuran model
fisik. Untuk para ahli matematika dan manajer yang mengetahui rumitnya sistem
usaha/bisnis, kemampuan modelmatematika yang mempunyai dimensi banyak merupakan harta yang terbesar.
Penjelasan model yang digambarkan oleh Gerrald V. Post dan
Davis L. Anderson (2000:334) adalah seperti berikut[4] :
1. model fisik
Model ini digunakan oleh banyak orang. Studio perfilman
membuat modle fisik supaya mereka dapat menghancurkannya tanpa mencelakai
orng-orang. Arsitek membangun model ini untuk membantu klien dan pembangun
memvisualisasikan sebuah bangunan dan sekelilingnya. Perancang kendaraan
bermotor membangun model prototype supaya mereka dapat mengetahui tanggapan konsumen.
Dalamkasus model fisik ini, tujuan umunya adalah menciptakan model yang dapat
dibangun semurah mungkin yangberlaku seperti sistem aslinya. Namun modle fisik
memilki keterbatasan.apabila anda membuat suatu modle bangunan berskala kecil
dan anda ingin menambahkan detail perabot, letak jendela dan sebagainya, maka
hasil akhirnya berharga mahal. Pada model fisik, jika dilakukan perubahan
yangbesar maka akan mneyulitkan perancangnya.
2. Model lambang atau
deskriptif
Para insinyur menggunakan model proses untuk mengevaluasi
aliran bahan (materials) dan hasil/produk melalui proses produksi. Mereka
menguji modle diagram dan matematika untuk mngetahui masalah dan meningkatkan
efisiensi dan kualitas. Model lambing sering menggunakan kata-kata, gambar, dan
foto untuk mendefinisikan objek yang berbagai macam. Serta dengan model
deskripsi pula seorang manajer dapat mengidentifikasi dan mengklasifikasikan
masalah-masalah.
Bagaimanapun juga, secara khusus para insinyur menggunakan
persamaan matematika untuk menggambarkan proses dan hubungan yang beraneka
macam. Contohnya, seorang insinyur operasional seorang insinyur operasional
akan membentuk sebuah mesin sebagai rumusan matematika yang mengubah
bahan-bahan mentah dan mengolahnya ke dalam hasil akhir. Selain itu, dengan
menggunakan persamaan untuk setiap tahapan proses produksi, para insinyur dapat
mencari cara untuk memperbaiki produksi supaya lebih efisien atau peningkatan
kualitas.
B. Kegunaan
Model
Menurut Chr.
Jimmy L. Gaol (2008), kegunaan model adalah sebagai berikut[5]:
1. Memudahkan
Pengertian (Facilitate Understanding)
Suatu model fisik
dat hanya menampilkan segi minat atau kepentingan (features of interest),
model cerita atau lisan dapat diolah menjadi ringkasan, model grafik dapat
hanya menunjukkan hubungan utama, dan model matematika atau lambang atau
deskriptif dapat berisi hanya unsur utamanya. Pada setiap kasus, suatu upaya
dilakukan untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model
sederhana ini sudah dipahami, mereka dapat berangsur-angsur membuat yang lebih
rumit lagi untuk menampilkan kesatuan tersebut.
2. Memudahkan
Komunikasi (Facilitate Communication)
Bila suatu
kelompok pemecah masalah dibentuk untuk memahami kesatuan tersebut, biasanya
penting untuk mengkomunikasikan pemahaman tersebut kepada yang lainnya. Ke
semua jenis model sebenarnya dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan
akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, kata-kata, grafik, dan
matematika dan kesemuanya itu bergantung pada kecakapan personil sistem
informasi itu sendiri.
3. Meramal
atau Memperkirakan Masa Depan
Model matematika
dapat meramalkan apa yang mungkin terjadi pada masa depan tetapi tidak
sepenuhnya akurat. Tidak ada model yang sebaik model matematika karena dugaan
biasanya harus berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam model, manajer harus
menggunakan pertimbangan dan intuisi atau gerak hati (intuition) untuk
mengevaluasi keluarannya.
Model membantu
para manajer menggambarkan objek fisik dan proses bisnis karena hanya dengan
data saja kadang-kadang tidaklah cukup. Setiap disiplin ilmu menciptakan model
tersendiri yang menggambarkan pendekatan masalah yang dihadapi dan membuktikan
solusi yang biasanya dapat diterima oleh suatu objek atau subjek. Maksud dari
setiap pokok bahasan tadi adalah untuk mempelajari model-model yang hendak
dibentuk dan mengetahui masalah yang akan atau sudah dipecahkan.
C. Model
Sistem Umum
Beberapa perusahaan gagal untuk menerapkan model bisnis yang
tepat yang cocok dengan teknologi baru, atau berusaha menggunakan model bisnis
lama yang dijalankan dengan teknologi baru.[6]
Gambar di atas
menunjukkan sistem fisik perusahaan yang umum yang mengubah sumber daya masukan
menjadi sumber daya keluaran. Sumber daya masukan berasal dari lingkungan
perusahaan, kemudian perubahan terjadi, dan sumber daya keluaran dikembalikan
lagi ke lingkungan yang sama. Sistem fisik perusahaan adalah sebuah sistem yang
terbuka karena berhubungan dengan lingkungannya dengan melalui alur sumber daya
fisik.
1. Aliran
Bahan-Bahan
Bahan-bahan
masukan diterima dari penyalur bahan-bahan mentah, atau dari setiap bagian yang
dibentuk, serta dari bagian-bagian perakitan. Bahan-bahan ini kemudian disimpan
di gudang sampai bahan-bahan ini diperlukan untuk proses pengubahan. Lantas
bahan-bahan ini dilepaskan ke dalam proses di pabrik. Di akhir pengubahan,
bahan-bahan yang sekarang dalam bentuk jadi, ditempatkan di gudang sampai
barang-barang ini dikirimkan ke pelanggan. Di pabrik, dua wilayah fungsi
dilibatkan untuk aliran bahan-bahan. Pertama, fungsi pabrik mengolah
bahan-bahan mentah menjadi hasil jadi; kedua, fungsi pemasaran yang menyalurkan
hasil jadi dari bahan mentah tersebut kepada pelanggan. Dua wilayah fungsi ini
harus bekerjasama untuk memudahkan aliran bahan-bahan.
2. Aliran
Personil
Masukan personil
ini biasanya diolah melalui fungsi departemen atau bagian sumber daya manusia
(SDM) dan jika memenuhi kriteria kemudian diserahkan ke wilayah fungsi yang berlainan.
Saat berada di wilayah fungsi yang berlainan tersebut, para pegawai yang ada
dilibatkan dalam proses pengubahan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Beberapa pegawai dapat saja meninggalkan perusahaan tak lama setelah mengikuti
proses ini. Sementara, yang lainnya bertahan hingga pensiun. Fungsi departemen
atau bagian sumber daya manusia, mengolah proses pemberhentian atau pensiun ini
dan kemudian sumber daya personil yang berhenti atau pensiun dikembalikan ke
lingkungan mereka.
3. Aliran
Mesin
Mesin diperoleh
dari penyalur atau rekanan dan biasanya terdapat di perusahaan selama jangka
waktu yang panjang, mulai dari dua hingga belasan tahun atau lebih. Pada
akhirnya, bagaimanapun juga, seluruh mesin yang ada akan dikembalikan ke
lingkungan karena sudah aus atau rusak ataupun ketinggalan zaman dalam bentuk
tukar tambah dalam bentuk mesin baru atau dapat pula menjadi barang rongsokan.
4. Aliran
Dana atau Uang
Dana dapat
diperoleh dari pemilik perusahaan atau pemegang saham, dengan menyediakan dana
penanaman modal, atau dari pelanggan perusahaan yang menyediakan pinjaman
modal. Sumber daya lainnya, termasuk institusi keuangan yang memberikan
pinjaman dan suku bunga penanaman modal, serta pemerintah, yang menyediakan
dana dalam bentuk pinjaman dan jaminan. Sementara yang lainnya menyediakan
dana, tanggung jawab utama untuk mengendalikan aliran dana merupakan fungsi
keuangan.
Oleh karena itu,
aliran dana menghubungkan perusahaan dengan institusi keuangan, pelanggan,
penyalur, pemegang saham atau pegawai. Pada beberapa kasus, perusahaan memegang
dana khusus untuk jangka panjang.
D. Ukuran
– Ukuran Informasi
Sifat-sifat apa
yang akan membuat hasil informasi berharga dan berguna untuk Anda? Menurut
James A. O’Brien (1999:49), satu cara untuk menjawab pertanyaan penting ini
adalah menguji cirri (characteristics) atau sifat khusus (attributes) kualitas
informasi. Informasi yang using (outdated), tidak cermat (inaccurate) atau
sulit dimengerti akan sangat tidak berarti, tidak berguna atau tidak berharga
untuk anda dan pemakai akhir (end user) yang lainnya. Orang-orang ingin
informasi yang berkualitas tinggi, yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat
khusus dan berkualitas, yang membuatnya berharga untuk pemakai. Informasi
memiliki tiga ukuran, yaitu waktu, isi dan bentuk yang sangat berguna sekali
untuk dipikirkan. (James A. O’Brien, 1999:49) meringkas sifat-sifat penting
informasi dan kelompoknya ke dalam tiga ukuran ini[7] :
Ukuran Waktu
(Time Dimension)
Tepat waktu
(timelines)
Perputaran
(currency)
Kecepatan
(frequency)
Tenggang waktu
(time period)
|
Informasi harus
tersedia ketika diperlukan
Informasi harus
terbaru (up-to-date) ketika disediakan
Informasi harus
disediakan secepat ketika diperlukan
Informasi dapat
disediakan mengenai masa lalu (pasti), kini (present) dan masa depan(future)
|
Ukuran Isi
(Content Dimension)
Ketelitian/ketepatan
(accuracy)
Keterkaitan
(Relevance)
Kelengkapan/kesempurnaan
(completeness)
Ringkasan yang
padat (conciseness)
Jangkauan
(scope)
Tampilan
(performance)
|
Informasi harus
bebas dari kesalahan
Informasi harus
terkait dengan keperluan
Informasi
penerima untuk situasi yang khusus
Seluruh
informasi yang diperlukan harus tersedia
Hanya informasi
yang diperlukan yang disediakan
Informasi dapat
memiliki cakupan/memiliki jangkauan yang luas atau sempit
Informasi dapat
menampakkan penampilan dengan mengukur kegiatan yang telah selesai, kemajuan
yang dibuat, atau sumber daya-sumber daya yang dikumpulkan
|
Ukuran
Bentuk (Form Dimension)
Jelas (clarity)
Terinci
(detail)
Urutan (order)
Penyajian
(presentation)
Alat/media
(media)
|
Informasi harus
disediakan dalam bentuk mudah dimengerti
Informasi dapat
disediakan dalam bentuk rincian (detail) atau ringkasan (summary)
Informasi dapat
diatur dalam rentetan/rangkaian dari sebelumnya (sequence)
Informasi dapat
disajika dalam bentuk cerita (narrative), angka (numeric), grafik (graphic)
atau bentuk lainnya
Informasi dapat
disediakan dalam bentuk kertas cetakan, tampilan layar atau alat/media
lainnya
|
Ukuran informasi
menurut Raymond McLeod (1995:177) adalah sebagai berikut[8] :
1. Keterkaitan
(Relevancy)
Informasi
memiliki keterkaitan ketika informasi itu menyinggung secara khusus ke masalah
yang ada. Manajer harus dapat menyeleksi informasi yang diperlukan tanpa
bertentangan melalui jumlah informasi subjek yang lain.
2. Ketelitian
(accuracy)
Seluruh informasi
harus tepat (accurate), tetapi tampilan khusus yang berperan ke ketepatan
sistem menambah biaya. Oleh karena itu, manajer didorong untuk menerima
ketepatan yang kurang sempurna tersebut untuk lebih disempurnakan. Berbagai penerapan
(applications) yang melibatkan uang seperti penggajian (payroll), tagihan
(billing) dan piutang (account receivable) membutuhkan ketelitian 100 persen.
Penerapan lainnya seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistic,
sering tetap dapat berguna walaupun datanya mengandung beberapa kesalahan.
3. Ketepatan
Waktu (timeliness)
Informasi harus
ada untuk mengatasi masalah sebelum situasi genting muncul atau kesempatan
menjadi hilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa
yang terjadi sekarang ini, sebagai penjelasan apa yang terjadi pada masa lalu.
4. Kelengkapan/kesempurnaan
(completeness)
Manajer harus
mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran masalah atau sebuah
pemecahan yang lengkap bagaimanapun juga, sistem yang dirancang janganlah
membuat manajer kelebihan informasi. Kelebihan informasi berarti bahwa bahaya
dapat muncul dari banyaknya informasi. Manajer harus mampu menentukan jumlah
rincian informasi yang dibutuhkan.
E. Perbandingan
antara Tujuan dan Standar
Pada bab
terdahulu kita telah menggambarkan sistem sebagai suatu kelompok unsur yang
tergabung dalam tujuan umum dalam mencapai suatu tujuan/objektif (objective).
Kita dapat menjelaskan sebuah tujuan sebagai sebuah tujuan keseluruhan yang
ingin dicapai sistem. Sebuah sistem setidaknya harus memiliki satu tujuan,
tetapi tujuan yang banyak adalah hal yang biasa. Pada saat manajer mengawasi
sistem, mereka perlu sesuatu yang lebih khusus daripada pencapaian tujuan itu
sendiri dan ini dicapai melalui standar. Sebuah standar (standard) adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima, sebaliknya diuraikan dalam keadaan yang
khusus. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik melalui
perbandingan kinerja yang sesungguhnya, seperti yang dilaporkan melalui
pengolahan informasidengan standar. Hasil perbandingan akan menentukan apakah
perlu suatu tindakan.
Sistem konsepsi
(conceptual system) yaitu sistem yang mengendalikan sistem fisik dan terdiri
dari tiga unsur kunci, yaitu menajemen, pengolahan informasi dan standar.
Sedangkan yang
dimaksud standar oleh Gerald V. Post dan David L. Anderson (2000:653) adalah an
agreement that specifies certain technical definitions. Standards can be
established by committees or evolve over time through market pressures. As
technology changes, new standard are created. Artinya standard adalah suatu
perjanjian yang menggambarkan/menjelaskan definisi teknik yang dapat dipercaya.
Standard dapat diadakan melalui komite/dewan atau perkembangan waktu melalui
tekanan pasar. Saat teknologi berubah, standar baru dibuat.
Tanpa standar,
tidak mungkin menghubungkan komputer atau jaringan yang dibuat oleh penjual
(vendors) yang berbeda. Standar harus juga melindungi pembeli dari barang yang
sudah lama. Jika memasang (install) perlengkapan jaringan yang memenuhi standar
yang ada, Anda harus dapat membeli hasil yang menunjang perlengkapan itu dimasa
mendatang. Sayangnya, sekarang terdapat banyak organisasi pengatur standar.
Setiap Negara memiliki standarnya sendiri (seperti ANSI-the American National
Standards Institu/Institut Standar Nasional Amerika). Ada beberapa organisasi
internasional seperti ISO (International Standards Organization/ Organisasi
Standar Internasional) dan ITO (International Telecommunications Union/
Organisasi Telekomunikasi Internasional) yang ditugaskan menjelaskan standar
bidang computer dan komunikasi. Namun, kini ISO sudah luas penggunaanya. ISO
dimanfaatkan juga untuk bidang pendidikan, manajemen, makanan, dan sebagainya.
Dengan ISO, kini masyarakat diyakinkan bahwa suatu produk telah memenuhi
standar internasional. Seakan-akan dengan ISO produk tersebut dijamin
kualitasnya. Dengan ISO pun biaya produksi dan harga jual produk dimasyarakat
kini semakin mahal.
Sebagai tambahan,
pabrik computer dan perlengkapan telekomunikasi mencoba menggambarkan standar
mereka sendiri. Bila suatu produk perusahaan dipilih sebagai sebuah standar,
mereka memperoleh keuntungan yang tipis dalam merancang dan memproduksinya.
Demikian juga seorang konsumen, anda perlu berhati-hati karena begitu banyak
standard an kadang-kadang standarnya bermacam-macam. (Dalam industri, kata
standar bukan berarti hanya ada satu cara untuk melakukan sesuatu). Saat anda
membeli perlengkapan telekomunikasi, tujuannya adalah membeli perlengkapan yang
terkenal. Tidak selalu mudah untuk memutuskan standar mana yang akan terkenal
dan yang akan ditinggalkan.
Seiring dengan
berlalunya waktu, SIM telah mempelajari bahwa perusahaan akan mengalami
kesulitan bila semua orang bekerja secara bebas. Ditahun 1960, penerapan
(aplikasi) seperti penggajian, akuntansi dan pengolahan pesanan pelanggan
dikembangkan secara bebas. Selama tahun 1970-an, perusahaan menghabiskan biaya
besar untuk mengumpulkan semua bagian tersebut supaya dapat bekerja sama. Pada tahun
1980-an, computer pribadi (PC/Personal Computer) mulai bermunculan dengan
sangat banyak dan masalah pun bertambah.
Muncul masalah
akibat ketidaksesuaian diantara produk yang banyak ini sehingga para ahli SIM
pada perusahaan yang berbeda mengembangkan standar.
James A. O’Brien
(1999:G17) mengatakan bahwa standard is measures of performance developed to
evaluated the progress of a system torward is objectives. Artinya, standar
merupakan ukuran tampilan yang dikembangkan untuk meninjau kemajuan suatu sistem
menuju tujuannya.
F. Manajemen
dengan pengecualian (management by exception)
Manajemen dengan
pengecualian merupakan gaya manajement dimana manajer ikut terjun dan menangani
kegiatan perusahaan ketika perusahaan tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya.
Keuntungan
manajemen dengan pengecualian adalah sebagai berikut:[9]
a. Manajer
tidak menghabiskan waktunya dalam memantau aktivitas-aktivitas dalam perusahaan.
b. Karena
sudah ada sistem yang berjalan. Maka setiap departemen dapat diawasi degnan
baik
c. Perhatian
di pusatkan pada kesempatan dimana sesuatu hal dapat salah
Juga terdapat
kelemahan sebagai berikut:
a. Tidak
mudah dalam menentukan standar dalam perusahaan
b. Sisitem
informasi sangat penting untuk malekukan pengawasan
c. Harus
selalu memperhatikan standar agar tetap terjaga
d. Manajer
harus aktiv dalam memecahkan masalah.
Manajer dalam
pengecualian ini merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dan juga,
manajer biasanya membuat laporan kedalam laporan keuangan sehingga ketika ada
sesuatu hal manajer dapat dengan cermat mengetahui iformasi yang di inginkan.
G. Faktor
penentu keberhasilan
Setiap organisasi
memiliki tugas yang harus diatur secara baik untuk keberhasilan organisasi
dalam mencapai tujuannya atau mempertahankan kehidupan dari oraganisasi atau
perusahaan. Tugas-tugas yang diatur ini dapat kita ketakan sebagai
Faktor-Faktor penentu Keberhasilan (Critical Suces factor) hal ini biasanya
ditentukan oleh lingkungan alami organisasi, melalui perubahan yang cepat dalam
lingkungan dan melalui sifat dasar industri yang mana organisasi tersebut
merupakan bagian dari industri yang penting.
Harga pokok
merupakan contoh bagus dari tugas pokok fungional yang bersilangan dan penting
untuk banyak perusahaan. Harga pokok mungkin tercipta dari berbagai cara dan
komponen yang berbeda setiap perusahaannya. Oleh karena itu, informasi untuk
memutuskan harga adalah dengan berdasar permintaan dan beberapa wilayah
fungsional yang berbeda dan tidak hanya dari bagian pemasaran saja. Tetapi bisa
juga didapatkan dari luar bagian itu.
Manager harus
mengetahui tugas penting dalam perusahaan dan menyediakan sumberdaya organisasi
dengan baik agar semua kegiatan tiu menjadi lancar.prinsip utama rancangan ini
adalah Sistem Informasi Organisasi harus dirancang dengan sempurtna untuk
melayani tugas tersebut. Pada beberapa perusahaan sistem informasi itu berperan
penting untuk keberhasilan organisasi dan sangat vital. Ketersediaan informasi
merupakan hal pokok yang sesunguhnya untuk mengelola tugas-tugas penting
laiinya. Contoh kegunaan informasi yang sangat vital adalah di meskapai
penerbangan. Dimana sistem booking yang terebar lewat media mana saja dan
memiliki agent dimana saja yang notabene jauh dari lokasi kantor maka informasi
siapa, berapa banyak, kapan dan menggunakan jalur mana yang di gunakan
penumpang merupakan informasi yang harus segera di dapatkan oleh manager.
Solusi untuk
meskapai penerbangan ini adalah dengan menggunakan sistem informasi yang di
komputerisasi degnan baik dan canggih agar seseorang dari setiap kota yang
berbeda dapat memesan tiket keberangkatan pesawat. Dalam hal ini, sering
terjadi persaingan dimana antar perusahaan meskapai dalam sistem informasi ini.
Kecepatan aliran informasi dan intensitas dari informasi yang mengalir
terkadang menjadi sebuah persaingan dalam mendapatkan pelanggan. Semakin baik
dan berkualitas sistem informasinya maka semakin diminati oleh pelanggan.
Faktor penentu
keberhasilan adalah stu dari berbagai macam kegiatan dalam perusahaan yang
meruipakan kegiatan viotal dan penting dalam perusaan. Pemikiran mengenai
faktor penentu keberhasilan sangat mirip dengan manajemen dengan pengecualian
dimana berfokus pada satu obyek atau kegiatan tertentu
DAFTAR PUSTAKA
Gaol, Chr. Jimmy.
L. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: PT Grasindo.
Laudon, Kenneth
C. & Jane P. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital.
Jakarta: Salemba Empat.
[1] Chr.
Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta :
Grasindo, 2008:hlm. 101
[6] Kenneth
C. & Jane P. Laudon. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat. 2008
[7] Chr.
Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta :
Grasindo, 2008:hlm.111
‘
PENDAHULUAN
Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana
penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan
oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di
perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa
depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik
dan konseptual.
PEMBAHASAN
3.1 Model Sistem Umum Peusahaan
· Pengertian model
Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan
suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau
idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model
citra (gambar rancangan, citra computer)
Terdapat tiga jenis model diantaranya :
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
2. Model Naratif
Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular
Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular
3. Model Grafik
Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas,
Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas,
Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :
1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi
Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.
Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.
3. Memperkirakan Masa Depan
Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
· Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan :
Konsep Dasar Model menggunakan Sistem Konseptual, yakni
sebagai system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,sebagian tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang
menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme
pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke system. Mekanisme
pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik
untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah tindakan perbaikan
perlu dilakukan.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen
perusahaan,yang menggunakan dimensi Informasi:
1. Relevansi, informasi yang
harus berkaitan langsung dengan masalah yang di hadapi.
2. Akurasi, semakin tinggi
persentasi ketelitian disitu juga nilai yang akan di dapatsemakin baik.
· Penggunaan Model Sistem Umum
Model system umum adalah pendekatan yang dilakukan
berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem
informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.
Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
1. System fisik
System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).
System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).
2. System konseptual
System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.
System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.
^Sistem Lingkaran Terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau
mekanisme pengendalian. Perusahaan bisnis yang menggunakan konsep ini hanya
sedikit. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi
umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika
perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan
keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sedangkan Sistem
LingkaranTertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan
mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan
membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.
Penggunaan Model Sistem Umum dalam contohnya seperti pasar
swalayan
KESIMPULAN
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk
memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka
berhubungan. Terdapat 4 model system umum perusahaan yaitu; model fisik,
naratif, grafik, dan matematis. Pembuatan model bertujuan untuk memecahkan
masalah dalam perusahaan, mempermudah komunikasi, dan meperkirakan masa depan
perusahaan. penggunaan model banyak ditemukan di pasar swalayan dan Lembaga
Bantuan Hukum.
sumber :
deryfirmansyah09.blogspot.com
thiefheartwomen.blogspot.com
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
TUGAS PENULISAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Disusun oleh :
SYARIF HIDAYAT
NPM : 36110785
2DB10
Dosen : LELI SAFITRI
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
2011
DAFTAR ISI
Daftar Isi……………………………………………………………………………………………..
ii
Kata pengantar…………………………………………………………………..…………….…. iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
masalah..............................................................................
1
1.2. Perumusan
masalah……………………………………………………….. 1
1.3. Tujuan
penulisan……………………………………………………………. 1
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Model…………………………………………………………… 2
2.2. Konsep Dasar
Model Sistem Umum Perusahaan… … ……… 4
2.3. Penggunaaan
Sistem Umum……………………………………........… 5
BAB III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………….
8
3.2. Saran…………………………………………………………………………….. 8
DAFTAR
PUSTAKA………………………………………………………………………………. 9
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis
panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan rahmat serta
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
penulisan tentang MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN ini dengan baik.
Penulisan
ini adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas
Gunadarma.
Melalui penulisan
ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
- Ibu Leli Safitri selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga terwujudnya penulisan ini.
- Rekan-rekan 2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam menyelesaikan penulisan ini.
Semoga Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang
telah memberi bantuan baik moril maupun materil kepada penulis dalam
menyelesaikan penulisan ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat
kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis akan bersenang hati menerima
segala saran dan kritik dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas
penulisan ini.
Depok, 28 Oktober 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah
Kita telah mengetahui bahwa teori sistem organisasi melihat
perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka. Sistem tersebut menerima sumbernya
dari lingkungan, mengubah sumber tersebut menjadi bentuk lain, dan membuat
sumber yang ditransformasikan berada kedalam lingkungan. Dalam bab ini, kita
akan membahas bagaimana organisasi manufaktur dapat dianggap sebagai sebuah
sistem dan mengembangkan diagram proses sistem tersebut sehingga dapat
diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita menyebut diagram tersebut
model sistem umum perusahaan (General System Model of the Firm).
1.2. Perumusan masalah
Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan tujuan
dan aktivitas yang disebut antity (kesatuan). Model sistem umum dari perusahaan
dapat digunakan untuk memahami susunan sistem fisik perusahaan maupun sistem
konsep, dan cara mereka berhubungan.
1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari model sistem umum perusahaan kita dapat
mengetahui apa yang di maksud dengan model, jenis apa yang ada, mengetahui
kemampuan khusus model matematis dalam pemecahan masalah dan bagaimana mereka
digunakan dalam bisnis. Serta kita juga dapat menggunakan model sistem umum
sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
Perguruan tinggi umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat
mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan karir yang luas. Prinsip yang
didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai system informasi di segala
organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model system umum perusahaan. Ia
merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian yang menjelaskan semua
organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan kerangka system.
Transisi dari ruang kelas ke perusahaan sering kali
merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier seseorang. Pada hari
pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja tersebut baru dan
berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru, dan terminology
yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka ia dapat
dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model system umum
bisa memberikan titik referensi semacam itu.
Selain memberikan kerangka untuk orientasi, model sistem
umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda
akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model tersebut membantu anda
untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan kesempatan untuk
perbaikan.
2.1. PENGERTIAN MODEL
Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis
literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan
peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model.
Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model
merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model
selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir
ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.
Sistem konsep menampilkan sistem fisik. Sebuah model
mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan
tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan). Kata model biasanya
mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah abstraksi seseorang
dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Calon pembeli
adalah entity.
JENIS-JENIS MODEL
Ada empat jenis dasar dari model, antara lain :
- Model Fisik : Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
- Model Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity (kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
- Model Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif.Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem maupun untuk
- Model Matematis : Model Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya :
BEP = TFC
P-C
Disini TFC adalah
total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah
biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas hanya menggunakan satu
pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali
sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan
oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar
2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu banyak mengakibatkan
mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung
digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer
dalam memecahkan masalah khusus.
Karena bahasa
matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi.
Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat
mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan
lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat di
deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih
banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga
model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui
kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini
merupakan aset yang besar.
2.2. KONSEP
DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Ada dua macam
sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak
bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat
menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil
bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol
kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang
menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan
apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
1.
SISTEM SIMPUL TERBUKA
Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau
mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari
sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul
terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang
maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau
sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan
temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis
dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun
mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam
susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak
ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan
kerusakan sistem (kebangkrutan).
2.
SISTEM SIMPUL TERTUTUP
Sistem simpul
tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol.
Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini.
Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan
mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.
 |
Gambar diatas
menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback
terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik.
3.
KONTROL MANAJEMEN
Manajemen
menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen
yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya
distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan
sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran
dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan
penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya
disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau
disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.
Komputer akan
memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah
penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk,
menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan catatan produk kedalam
urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam daftar paling atas (seperti
10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut. Manajer akan memperhatikan
laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai penjualan terbaik. Manajer
kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik penjualannya dan menggunakan
penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan penjualan produk yang
lain.
Feedback output
berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan kedalam model
umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui
status dari input dan proses internal. Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi
yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi kebutuhan bahan input terhadap
perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dari operasi manufaktur. Kita
harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir secara langsung dari
sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari sistem fisik dan harus
mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi. Kadang-kadang
informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia ditempatkan dalam
penyimpanan sampai ia diperlukan.
4.
PEMROSES INFORMASI
Gambar diatas
menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data menjadi
informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah
komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan
terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat
diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.
2.3.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus bahan
melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti
yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu
mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam
pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan
organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk
menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan
memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap berbagai jenis
organisasi.
SUPERMARKET
Semua sumber
fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan,
yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari
manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang
diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada
beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang.
Proses
transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan
penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan
sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging,
mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang
membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap
transformasi.
Elemen manajemen
dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses
informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan
(pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode jenis
barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket tersebut,
mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin
pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh
kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen toko
(supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan
pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon terhadap situasi
tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh
minikomputer toko yang selalu memberikan informasi.
Standart
memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan
dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk
memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart.
Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana
yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti
mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi
obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat
juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
LEMBAGA
BANTUAN HUKUM
Ada banyak
perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket. Lembaga
bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang
telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk melakukan
pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada
aktivitas fisik. Arus bahan (material) melaui lembaga ini sangat sedikit, yang
terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot resmi dan pensil.
Walaupun dengan
perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh
model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga
bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar,
kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung jawab
utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk
mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik
seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan
untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah perkara
tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk kelangsungan
operasi diperlukan dana.
Proses
transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah
(klien yang mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir
(klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh
pengacara, yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut.
Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling
penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang
dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu anda
bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya
untuk mencari bahan dalam buku tersebut.
Beberapa lembaga
bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum
karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak.
Walaupun mungkin
tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang
dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif
tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika
hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga
kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan,
pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat
dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan
sebagainya.
Model umum
memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang
baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
- Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan.
- Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat, yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan pemakai untuk lebih bias memahami objek asli, yang disebut entity. Model matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas.
- Model system umum menggambarkan perusahaan sebagai system simpul terbuka (ia berhubungan dengan lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa system tertutup, namun system yang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tidak adanya mekanisme feedback pada system simpul terbuka.
SARAN
- Sebaiknya kita mengenal model system umum per elemen, dengan memperhatikan arus sumber yang melalui system fisik maupun system arus feedback yang mengalir lewat system konsep. Arus feedback berasal dari data, ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan kemudian digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen, Seri Diktat Kuliah, E.S.
Margianti & D. Suryadi H.S. cetakan kedua, Mei 1995
MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
TUGAS PENULISAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1
MODEL SISTEM UMUM
PERUSAHAAN
Disusun oleh :
SYARIF HIDAYAT
NPM : 36110785
2DB10
Dosen : LELI SAFITRI
JURUSAN MANAJEMEN
INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI
2011
DAFTAR ISI
Daftar Isi……………………………………………………………………………………………..
ii
Kata pengantar…………………………………………………………………..…………….…. iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
masalah..............................................................................
1
1.2. Perumusan
masalah……………………………………………………….. 1
1.3. Tujuan
penulisan……………………………………………………………. 1
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Model…………………………………………………………… 2
2.2. Konsep
Dasar Model Sistem Umum Perusahaan… … ……… 4
2.3. Penggunaaan
Sistem Umum……………………………………........… 5
BAB III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………….
8
3.2. Saran…………………………………………………………………………….. 8
DAFTAR
PUSTAKA………………………………………………………………………………. 9
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan
rahmat serta karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
penulisan tentang MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN ini dengan baik.
Penulisan ini adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata
kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas
Gunadarma.
Melalui penulisan ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Ibu
Leli Safitri selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1
yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan
sehingga terwujudnya penulisan ini.
2.
Rekan-rekan
2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam
menyelesaikan penulisan ini.
Semoga
Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang telah memberi bantuan baik
moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini.
Penulis
menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh
karena itu, penulis akan bersenang hati menerima segala saran dan kritik dari
para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas penulisan ini.
Depok, 28 Oktober 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah
Kita telah mengetahui bahwa teori sistem organisasi melihat
perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka. Sistem tersebut menerima sumbernya
dari lingkungan, mengubah sumber tersebut menjadi bentuk lain, dan membuat
sumber yang ditransformasikan berada kedalam lingkungan. Dalam bab ini, kita
akan membahas bagaimana organisasi manufaktur dapat dianggap sebagai sebuah
sistem dan mengembangkan diagram proses sistem tersebut sehingga dapat
diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita menyebut diagram tersebut
model sistem umum perusahaan (General System Model of the Firm).
1.2. Perumusan masalah
Model adalah abstraksi dari sesuatu,
ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut antity (kesatuan). Model
sistem umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan sistem fisik
perusahaan maupun sistem konsep, dan cara mereka berhubungan.
1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari model sistem umum
perusahaan kita dapat mengetahui apa yang di maksud dengan model, jenis apa
yang ada, mengetahui kemampuan khusus model matematis dalam pemecahan masalah
dan bagaimana mereka digunakan dalam bisnis. Serta kita juga dapat menggunakan
model sistem umum sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis
organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
Perguruan tinggi umumnya membuka
jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan
karir yang luas. Prinsip yang didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai
system informasi di segala organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model
system umum perusahaan. Ia merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian
yang menjelaskan semua organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan
kerangka system.
Transisi dari ruang kelas ke
perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier
seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja
tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru,
dan terminology yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka
ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model
system umum bisa memberikan titik referensi semacam itu.
Selain memberikan kerangka untuk
orientasi, model sistem umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi
perusahaan yang baru. Anda akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model
tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan
kesempatan untuk perbaikan.
2.1. PENGERTIAN MODEL
Model merupakan alat yang terkenal
dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu
menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model.
Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model
merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model
selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir
ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.
Sistem konsep menampilkan sistem
fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari
sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan).
Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah
abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model
itu. Calon pembeli adalah entity.
JENIS-JENIS MODEL
Ada empat jenis dasar dari model,
antara lain :
·
Model Fisik :
Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model
ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh
adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan
prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model
mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada
yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia
yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model
fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata;
bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil
sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari
keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai
kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu
melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya
dalam pemecahan masalah.
·
Model
Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap
hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity
(kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat
memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis
adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam
bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem
komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
·
Model
Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah
model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol
dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif.Model grafis
digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan
mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk
menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan
software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan
perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga
digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang
digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling
terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya
barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili
file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk
membantu memahami sistem maupun untuk
·
Model Matematis : Model
Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau
persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh
manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran
matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk
menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya :
BEP = TFC
P-C
Disini TFC adalah total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan
per unit, dan C adalah biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas
hanya menggunakan satu pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan
sejumlah persamaan, seringkali sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan
pendanaan yang dikembangkan oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan
MIS, menggunakan sekitar 2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu
banyak mengakibatkan mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang
ini cenderung digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk
membantu manajer dalam memecahkan masalah khusus.
Karena bahasa matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal
wilayah geografi. Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya
akan dapat mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model
matematis. Kelebihan lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari
suatu objek dapat di deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian
hubungan dengan lebih banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi
model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis,
yang mengetahui kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model
matematis ini merupakan aset yang besar.
2.2. KONSEP DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya
sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa
simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang
memberikan jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari
mekanisme kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari
beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan
sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
1. SISTEM SIMPUL TERBUKA
Jika sebuah sistem tidak mempunya
simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka.
Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting
dalam sistem.Contoh yang
tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil.
Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi
panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri
untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya
ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini
merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme
kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika
mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki
keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
2. SISTEM SIMPUL TERTUTUP
Sistem simpul tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan
mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan
diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang
diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.
|
Gambar diatas menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup.
Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen
perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat
perubahan dalam sistem fisik.
3.
KONTROL MANAJEMEN
Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak
laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi,
biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama
perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output,
maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan
penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama
perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk
magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir
bulan.
Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk,
menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan
menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan
catatan produk kedalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam
daftar paling atas (seperti 10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut.
Manajer akan memperhatikan laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai
penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik
penjualannya dan menggunakan penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan
penjualan produk yang lain.
Feedback output berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat
disertakan kedalam model umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer
juga harus mengetahui status dari input dan proses internal. Sebagai contoh,
manajer menginginkan informasi yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi
kebutuhan bahan input terhadap perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi
dari operasi manufaktur. Kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir
secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari
sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan
komunikasi. Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun
ia ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan.
4.
PEMROSES INFORMASI
Gambar
diatas menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data
menjadi informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi
adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat
diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya
dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode
manual.
2.3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus
bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer,
seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak
begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain.
Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan
pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut
adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang
sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap
berbagai jenis organisasi.
SUPERMARKET
Semua
sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah
bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri
dari manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya,
yang diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya
ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang.
Proses
transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan
penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan
sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging,
mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang
membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap
transformasi.
Elemen
manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer.
Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area
pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode
jenis barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket
tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol
mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor
pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen
toko (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan
melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon
terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol
dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu memberikan informasi.
Standart
memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan
dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk
memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart.
Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana
yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti
mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi
obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat
juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
LEMBAGA BANTUAN HUKUM
Ada
banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket.
Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang
profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk
melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental
dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melaui lembaga ini sangat
sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot
resmi dan pensil.
Walaupun
dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan
oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap
lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih
besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung
jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan
untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak
spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau
menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah
perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk
kelangsungan operasi diperlukan dana.
Proses
transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah
(klien yang mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir (klien yang masalahnya telah
diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara, yang mewakili sebagian besar
sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi
merupakan sumber yang paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang
terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara
akan memberitahu anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku,
namun pada pengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut.
Beberapa
lembaga bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai
hukum karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output ditampilkan
pada layar atau dicetak.
Walaupun
mungkin tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan
yang dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart
intuitif tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem
fisik. Jika hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan
(lembaga kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara
tambahan, pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat
dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan
sebagainya.
Model
umum memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara
yang baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
BAB
III
PENUTUP
KESIMPULAN
·
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami
susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka
berhubungan.
·
Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat,
yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan
pemakai untuk lebih bias memahami objek asli, yang disebut entity. Model
matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan
tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas.
·
Model system umum menggambarkan perusahaan sebagai system simpul
terbuka (ia berhubungan dengan lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia
mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa system tertutup,
namun system yang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tidak adanya
mekanisme feedback pada system simpul terbuka.
SARAN
·
Sebaiknya kita mengenal model system umum per elemen, dengan
memperhatikan arus sumber yang melalui system fisik maupun system arus feedback
yang mengalir lewat system konsep. Arus feedback berasal dari data,
ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan kemudian
digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan.
DAFTAR
PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen, Seri Diktat
Kuliah, E.S. Margianti & D. Suryadi H.S. cetakan kedua, Mei 1995
MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
1. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Model sistem umum pada
perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis
model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang
memengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan
memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model
sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah
sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah
pada perusahan tersebut.
2. TEORI
2.1 MODEL SISTEM
UMUM PERUSAHAAN
A. PENGERTIAN
MODEL
MODEL
Merupakan
penyederhanaan(abstraksi) dari sesuatu yang merepresentasikan obyek atau
aktifitas yang disebut entitas(entity). Manajer menggunakan model untuk
memecahkan permasalahan. Model juga merupakan rencana, representasi, atau
deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali
berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik
(maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra computer)
Terdapat tiga jenis
model diantaranya :
1. MODEL FISIK
Model yang
menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil
dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype
model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah
perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan
dengan produk akhir. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.
2. MODEL NARATIF
Model yang menjelaskan
entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Contoh:
Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
3. MODEL GRAFIS
Model yang mewakili
entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai
dengan penjelasan naratif.
Contoh: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
Contoh: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
4. MODEL MATEMATIS
Model yang disajikan
dalam rumus matematika atau persamaan
Contoh:
BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event
Point; TFC : Total Fixed Cost; P : Price; C : Cost
KELEBIHAN :
·
Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol
matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
·
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat
dideskripsikan.
KEGUNAAN MODEL :
1.
Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari
pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan
hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2.
Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti
entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3.
Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas
membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan
model-model jenis lain.
B. KONSEP DASAR
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Konsep Dasar Model
menggunakan Sistem Konseptual, yakni sebagai system terbuka dapat mengendalikan
operasinya sendiri,sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan
lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi
sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari
mekanisme pengendalian kembali ke system. Mekanisme pengendalian adalah sejenis
alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja
system dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Contoh dari mekanisme
pengendalian adalah manajemen perusahaan,yang menggunakan dimensi Informasi:
·
Relevansi, informasi yangharus berkaitan langsung dengan
masalah yang di hadapi.
·
Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian disitu juga nilai
yang akan di dapatsemakin baik
·
Kelengkapan, informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap
dari suatu masalah yang sangat dibutuhkan.
C. PENGGUNAAN
MODEL SISTEM UMUM
Model system umum
adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis,
mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang
digunakan. Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
MODEL SISTEM UMUM
SISTEM FISIK
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
SISTEM KONSEP
1. SISTEM SIMPUL
TERTUTUP.
Sistem yang mempunyai
simpul feedback & mekanisme kontrol.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
2. SISTEM SIMPUL
TERBUKA.
Sistem yang tidak
mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Contoh: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
Contoh: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
3. ANALISIS
Model merupakan
penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang merepresentasikan obyek
atau aktifitas yang disebut entitas(entity).
Model sistem umum pada
perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis
model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang memengaruhi
juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan
masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi
fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan
manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan
tersebut.
4. REFERENSI
model sistem umum perusahaan
A. Jenis-jenis
Model
Apa itu model? terdapat beberapa definisi mengenai apa itu
"model", berikut beberapa
pendapat menurut
tokoh[1] :
Raymond McLeod
Jr. (1995:168) mengatakan bahwa model is an abstraction of something. It represents some object or
activity, which is called an entity. Artinya, model adalah sebuah bentuk
abstrak dari sesuatu dan menggambarkan beberapa obyek atau kegiatan yang
dinamakan sebuah entitas/kesatuan.
Kenneth C. Laudon
(2004:353) mengatakan bahwa model is an abstract representation that
illustrates the components or relationship of phenomenon. Artinya, model adalah
suatu gambaran abstrak yang melukiskan hubungan antar-komponen atau
kejadian/gejala.
Menurut Robet G.
Murdick (1987:368) model is approximation or abstraction of reality, which we
may construct in various form. Artinya, model adalah perkiraan/taksiran atau
abstrak dari suatu kenyataan yang dapat kita konstruksikan dalam berbagai
bentuk.
Robert G. Murdick
juga mengatakan jika kita hendak mempelajari aliran bahan yang melalui sebuah
pabrik, kita dapat membangun diagram skala di kertas yang menunjukkan lantai
pabrik, letak perlengkapan, peralatan-peralatan, dan pekerja. Tidaa penting
untuk memberikan rincian warna mesin, tinggi pekerja/buruh, atau suhu ruangan.
Dengan kata lain, model berhubungan dengan variabel yang bersangkut-paut dan
sering hanya bersangkut-paut dengan variabel yang memiliki pengaruh besar pada
keadaan yang menentukan.
Gerald V. Post
dan David L. Anderson (2000:648) mengatakan bahwa model is a sinplified,
abstract representation of some real-world system. Some models can be writtenas
mathematical equation or graph, other are subjective diaciptions. Models help
manager visualize physical objects and business processes. Information system
help you build models, evaluate them, and organize and display the output.
Artinya, model adalah suatu penggambaran abstrak dan sederhana dari beberapa
sistem dunia nyata. Beberapa model dapat ditulis sebagai persamaan matematika
atau grafik dna lainnya adalah deskripsi yang subjektif. Model menolong para
manajer emvisualisasikan objek-objek fisik dan proses-proses bisnis. Sistem
informasi membantu anda membuat model, mengevaluasinya dan mengorganisasikan
serta menampilkan keluarannya.
Model menurut
Reymond McLeod Jr (1995:168) dapat dispisahkan dalam beberapa bentuk, diantaranya[2] :
· model
fisik (physical models)
· model
cerita (narrative models)
· model
grafik (graphic models), dan
· model
matematika (mathematical
models)
Model menurut
Gerald V. Post dan David L.Anderson (2000:334) terdiri dari
· model
fisik (physical models), dan
· model
lambang atau deskriptif (symbolic or descriptive models)
Menurut Kenneth
C. Loudon (2000:353) model terbagi atas :
· model
fisik (physical models), contohnya: model pesawat terbang
· model
matematika (mathematical models), contohnya: sebuah persamaan, dan
· model
lisan (verbal models), contohnya: sebua penjabaran cara menulis pesanan
Penjelasan model
yang digambarkan oleh Raymond McLeod (1995:168) ialah sebagai berikut[3] ;
1. Model fisik
Model ini
merupakan gambaran tiga dimensi dari kesatuan itu sendiri. Model fisik ini
biasanya digunakan dalam hal pembuatan atau perancangan pusat perbelanjaan atau
bentuk dasar kendaraan bermotor baru. Dari keempat jenis model yang ada, model
fisik mungkin memiliki nilai yang kecil untuk manajer usaha. Biasanya tidaa
penting untuk seorang manajer melihat sesuatu pada bentuk tiga dimenai dalam
memahami atau menggunakannya dalam memmcahkan masalah.
2. Model cerita
Merupakan jenis
model yang para manajer gunakan sehari-hari dan jarang dikenal. Ini adalah
model cerita yang menggambarkan kesatuannya sendiri dengan berbicara atau
tertulis. Pendengar atau pembaca dapat mengertI kesatuan tersebut dari cerita.
Semua komunikasi dalam usaha adalah model cerita, yang membuat modle cerita
paling terkenal dari jenis model yang ada.
3. Model Grafik
Jenis model lain
yang penggunaannya tetap (constant) adalah model grafik. Sebuah model grafik
mewakili kesatuannya dengan sebuah garis lambang atau bentuk-bentukyang
abstrak. Model grafik
digunakan dalam usaha/bisnis intuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan
tahunan untuk para pemegang saham mengandung grafik yang berwarna putih untuk
menyampaikan keadaan untuk mengkomunikasikan informasi kepada manajer.
4. Model
matematika
Model matematika merupakan model yang paling
menarik saat ini dalam permodalan usaha bisnis. Rumus matematika apa pun
ataupun persamaannya merupakan model matematika. Banyak model matematika yang
diginakan oleh manajer usaha/bisnis tidaa rumit lagi dibandingkan penggunaan
suatu modle untuk menghiting rumus EOQ (Economic Order Quantity)
Contoh model
matematika yang digunakan oleh manajer bisnis yaitu:
EQQ =
Dimana P
merupakan biaya pembelian unit (purchasing), S adalah penjualan (sales) tahunan
dalam unit, dan M adalah biaya perawatan (maintenance) tahunan per unit. Biaya
perawatan termasuk semua biaya yang terjadi dalam penyimpanan barang seperti
asuransi, penyusutan/kerusakan, dan kehilangan/kecurian. Model EOQ hanya
menggunakan satu persamaan. Beberapa model matematika menggunakan beratus-ratus
bahkan beribu-ribu persamaan. Contohnya sebuah model perencanaan yang
dikembangkaa oleh perusahaan Sun Oil selama awal tahun sistem informasi
manajemennya menggunakan 2.000 persamaan. Modee besar ini cenderung menjadi
tidak praktis dan susah digunakan. Kecenderungan sekarang ialah menggunakan
model yang lebih kecil dan sederhana yang bertujuan untuk membantu para manajer
tertentu untuk memecahkan masalah yang khusus.
Keuntungan
terbesar dari model matematika ini adalah tingkat ketelitian dalam
menggambarkan hubungan di antara bagian suatu objek. Matematika dapat menangani
penguatan hubungan lebih dari dua ukuran model grafik atau tiga ukuran model
fisik. Untuk para ahli matematika dan manajer yang mengetahui rumitnya sistem
usaha/bisnis, kemampuan modelmatematika yang mempunyai dimensi banyak merupakan harta yang terbesar.
Penjelasan model yang digambarkan oleh Gerrald V. Post dan
Davis L. Anderson (2000:334) adalah seperti berikut[4] :
1. model fisik
Model ini digunakan oleh banyak orang. Studio perfilman
membuat modle fisik supaya mereka dapat menghancurkannya tanpa mencelakai
orng-orang. Arsitek membangun model ini untuk membantu klien dan pembangun
memvisualisasikan sebuah bangunan dan sekelilingnya. Perancang kendaraan
bermotor membangun model prototype supaya mereka dapat mengetahui tanggapan konsumen.
Dalamkasus model fisik ini, tujuan umunya adalah menciptakan model yang dapat
dibangun semurah mungkin yangberlaku seperti sistem aslinya. Namun modle fisik
memilki keterbatasan.apabila anda membuat suatu modle bangunan berskala kecil
dan anda ingin menambahkan detail perabot, letak jendela dan sebagainya, maka
hasil akhirnya berharga mahal. Pada model fisik, jika dilakukan perubahan
yangbesar maka akan mneyulitkan perancangnya.
2. Model lambang atau
deskriptif
Para insinyur menggunakan model proses untuk mengevaluasi
aliran bahan (materials) dan hasil/produk melalui proses produksi. Mereka
menguji modle diagram dan matematika untuk mngetahui masalah dan meningkatkan
efisiensi dan kualitas. Model lambing sering menggunakan kata-kata, gambar, dan
foto untuk mendefinisikan objek yang berbagai macam. Serta dengan model
deskripsi pula seorang manajer dapat mengidentifikasi dan mengklasifikasikan
masalah-masalah.
Bagaimanapun juga, secara khusus para insinyur menggunakan
persamaan matematika untuk menggambarkan proses dan hubungan yang beraneka
macam. Contohnya, seorang insinyur operasional seorang insinyur operasional
akan membentuk sebuah mesin sebagai rumusan matematika yang mengubah
bahan-bahan mentah dan mengolahnya ke dalam hasil akhir. Selain itu, dengan
menggunakan persamaan untuk setiap tahapan proses produksi, para insinyur dapat
mencari cara untuk memperbaiki produksi supaya lebih efisien atau peningkatan
kualitas.
B. Kegunaan
Model
Menurut Chr.
Jimmy L. Gaol (2008), kegunaan model adalah sebagai berikut[5]:
1. Memudahkan
Pengertian (Facilitate Understanding)
Suatu model fisik
dat hanya menampilkan segi minat atau kepentingan (features of interest),
model cerita atau lisan dapat diolah menjadi ringkasan, model grafik dapat
hanya menunjukkan hubungan utama, dan model matematika atau lambang atau
deskriptif dapat berisi hanya unsur utamanya. Pada setiap kasus, suatu upaya
dilakukan untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model
sederhana ini sudah dipahami, mereka dapat berangsur-angsur membuat yang lebih
rumit lagi untuk menampilkan kesatuan tersebut.
2. Memudahkan
Komunikasi (Facilitate Communication)
Bila suatu
kelompok pemecah masalah dibentuk untuk memahami kesatuan tersebut, biasanya
penting untuk mengkomunikasikan pemahaman tersebut kepada yang lainnya. Ke
semua jenis model sebenarnya dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan
akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, kata-kata, grafik, dan
matematika dan kesemuanya itu bergantung pada kecakapan personil sistem
informasi itu sendiri.
3. Meramal
atau Memperkirakan Masa Depan
Model matematika
dapat meramalkan apa yang mungkin terjadi pada masa depan tetapi tidak
sepenuhnya akurat. Tidak ada model yang sebaik model matematika karena dugaan
biasanya harus berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam model, manajer harus
menggunakan pertimbangan dan intuisi atau gerak hati (intuition) untuk
mengevaluasi keluarannya.
Model membantu
para manajer menggambarkan objek fisik dan proses bisnis karena hanya dengan
data saja kadang-kadang tidaklah cukup. Setiap disiplin ilmu menciptakan model
tersendiri yang menggambarkan pendekatan masalah yang dihadapi dan membuktikan
solusi yang biasanya dapat diterima oleh suatu objek atau subjek. Maksud dari
setiap pokok bahasan tadi adalah untuk mempelajari model-model yang hendak
dibentuk dan mengetahui masalah yang akan atau sudah dipecahkan.
C. Model
Sistem Umum
Beberapa perusahaan gagal untuk menerapkan model bisnis yang
tepat yang cocok dengan teknologi baru, atau berusaha menggunakan model bisnis
lama yang dijalankan dengan teknologi baru.[6]
Gambar di atas
menunjukkan sistem fisik perusahaan yang umum yang mengubah sumber daya masukan
menjadi sumber daya keluaran. Sumber daya masukan berasal dari lingkungan
perusahaan, kemudian perubahan terjadi, dan sumber daya keluaran dikembalikan
lagi ke lingkungan yang sama. Sistem fisik perusahaan adalah sebuah sistem yang
terbuka karena berhubungan dengan lingkungannya dengan melalui alur sumber daya
fisik.
1. Aliran
Bahan-Bahan
Bahan-bahan
masukan diterima dari penyalur bahan-bahan mentah, atau dari setiap bagian yang
dibentuk, serta dari bagian-bagian perakitan. Bahan-bahan ini kemudian disimpan
di gudang sampai bahan-bahan ini diperlukan untuk proses pengubahan. Lantas
bahan-bahan ini dilepaskan ke dalam proses di pabrik. Di akhir pengubahan,
bahan-bahan yang sekarang dalam bentuk jadi, ditempatkan di gudang sampai
barang-barang ini dikirimkan ke pelanggan. Di pabrik, dua wilayah fungsi
dilibatkan untuk aliran bahan-bahan. Pertama, fungsi pabrik mengolah
bahan-bahan mentah menjadi hasil jadi; kedua, fungsi pemasaran yang menyalurkan
hasil jadi dari bahan mentah tersebut kepada pelanggan. Dua wilayah fungsi ini
harus bekerjasama untuk memudahkan aliran bahan-bahan.
2. Aliran
Personil
Masukan personil
ini biasanya diolah melalui fungsi departemen atau bagian sumber daya manusia
(SDM) dan jika memenuhi kriteria kemudian diserahkan ke wilayah fungsi yang berlainan.
Saat berada di wilayah fungsi yang berlainan tersebut, para pegawai yang ada
dilibatkan dalam proses pengubahan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Beberapa pegawai dapat saja meninggalkan perusahaan tak lama setelah mengikuti
proses ini. Sementara, yang lainnya bertahan hingga pensiun. Fungsi departemen
atau bagian sumber daya manusia, mengolah proses pemberhentian atau pensiun ini
dan kemudian sumber daya personil yang berhenti atau pensiun dikembalikan ke
lingkungan mereka.
3. Aliran
Mesin
Mesin diperoleh
dari penyalur atau rekanan dan biasanya terdapat di perusahaan selama jangka
waktu yang panjang, mulai dari dua hingga belasan tahun atau lebih. Pada
akhirnya, bagaimanapun juga, seluruh mesin yang ada akan dikembalikan ke
lingkungan karena sudah aus atau rusak ataupun ketinggalan zaman dalam bentuk
tukar tambah dalam bentuk mesin baru atau dapat pula menjadi barang rongsokan.
4. Aliran
Dana atau Uang
Dana dapat
diperoleh dari pemilik perusahaan atau pemegang saham, dengan menyediakan dana
penanaman modal, atau dari pelanggan perusahaan yang menyediakan pinjaman
modal. Sumber daya lainnya, termasuk institusi keuangan yang memberikan
pinjaman dan suku bunga penanaman modal, serta pemerintah, yang menyediakan
dana dalam bentuk pinjaman dan jaminan. Sementara yang lainnya menyediakan
dana, tanggung jawab utama untuk mengendalikan aliran dana merupakan fungsi
keuangan.
Oleh karena itu,
aliran dana menghubungkan perusahaan dengan institusi keuangan, pelanggan,
penyalur, pemegang saham atau pegawai. Pada beberapa kasus, perusahaan memegang
dana khusus untuk jangka panjang.
D. Ukuran
– Ukuran Informasi
Sifat-sifat apa
yang akan membuat hasil informasi berharga dan berguna untuk Anda? Menurut
James A. O’Brien (1999:49), satu cara untuk menjawab pertanyaan penting ini
adalah menguji cirri (characteristics) atau sifat khusus (attributes) kualitas
informasi. Informasi yang using (outdated), tidak cermat (inaccurate) atau
sulit dimengerti akan sangat tidak berarti, tidak berguna atau tidak berharga
untuk anda dan pemakai akhir (end user) yang lainnya. Orang-orang ingin
informasi yang berkualitas tinggi, yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat
khusus dan berkualitas, yang membuatnya berharga untuk pemakai. Informasi
memiliki tiga ukuran, yaitu waktu, isi dan bentuk yang sangat berguna sekali
untuk dipikirkan. (James A. O’Brien, 1999:49) meringkas sifat-sifat penting
informasi dan kelompoknya ke dalam tiga ukuran ini[7] :
Ukuran Waktu
(Time Dimension)
Tepat waktu
(timelines)
Perputaran
(currency)
Kecepatan
(frequency)
Tenggang waktu
(time period)
|
Informasi harus
tersedia ketika diperlukan
Informasi harus
terbaru (up-to-date) ketika disediakan
Informasi harus
disediakan secepat ketika diperlukan
Informasi dapat
disediakan mengenai masa lalu (pasti), kini (present) dan masa depan(future)
|
Ukuran Isi
(Content Dimension)
Ketelitian/ketepatan
(accuracy)
Keterkaitan
(Relevance)
Kelengkapan/kesempurnaan
(completeness)
Ringkasan yang
padat (conciseness)
Jangkauan
(scope)
Tampilan
(performance)
|
Informasi harus
bebas dari kesalahan
Informasi harus
terkait dengan keperluan
Informasi
penerima untuk situasi yang khusus
Seluruh
informasi yang diperlukan harus tersedia
Hanya informasi
yang diperlukan yang disediakan
Informasi dapat
memiliki cakupan/memiliki jangkauan yang luas atau sempit
Informasi dapat
menampakkan penampilan dengan mengukur kegiatan yang telah selesai, kemajuan
yang dibuat, atau sumber daya-sumber daya yang dikumpulkan
|
Ukuran
Bentuk (Form Dimension)
Jelas (clarity)
Terinci
(detail)
Urutan (order)
Penyajian
(presentation)
Alat/media
(media)
|
Informasi harus
disediakan dalam bentuk mudah dimengerti
Informasi dapat
disediakan dalam bentuk rincian (detail) atau ringkasan (summary)
Informasi dapat
diatur dalam rentetan/rangkaian dari sebelumnya (sequence)
Informasi dapat
disajika dalam bentuk cerita (narrative), angka (numeric), grafik (graphic)
atau bentuk lainnya
Informasi dapat
disediakan dalam bentuk kertas cetakan, tampilan layar atau alat/media
lainnya
|
Ukuran informasi
menurut Raymond McLeod (1995:177) adalah sebagai berikut[8] :
1. Keterkaitan
(Relevancy)
Informasi
memiliki keterkaitan ketika informasi itu menyinggung secara khusus ke masalah
yang ada. Manajer harus dapat menyeleksi informasi yang diperlukan tanpa
bertentangan melalui jumlah informasi subjek yang lain.
2. Ketelitian
(accuracy)
Seluruh informasi
harus tepat (accurate), tetapi tampilan khusus yang berperan ke ketepatan
sistem menambah biaya. Oleh karena itu, manajer didorong untuk menerima
ketepatan yang kurang sempurna tersebut untuk lebih disempurnakan. Berbagai penerapan
(applications) yang melibatkan uang seperti penggajian (payroll), tagihan
(billing) dan piutang (account receivable) membutuhkan ketelitian 100 persen.
Penerapan lainnya seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistic,
sering tetap dapat berguna walaupun datanya mengandung beberapa kesalahan.
3. Ketepatan
Waktu (timeliness)
Informasi harus
ada untuk mengatasi masalah sebelum situasi genting muncul atau kesempatan
menjadi hilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa
yang terjadi sekarang ini, sebagai penjelasan apa yang terjadi pada masa lalu.
4. Kelengkapan/kesempurnaan
(completeness)
Manajer harus
mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran masalah atau sebuah
pemecahan yang lengkap bagaimanapun juga, sistem yang dirancang janganlah
membuat manajer kelebihan informasi. Kelebihan informasi berarti bahwa bahaya
dapat muncul dari banyaknya informasi. Manajer harus mampu menentukan jumlah
rincian informasi yang dibutuhkan.
E. Perbandingan
antara Tujuan dan Standar
Pada bab
terdahulu kita telah menggambarkan sistem sebagai suatu kelompok unsur yang
tergabung dalam tujuan umum dalam mencapai suatu tujuan/objektif (objective).
Kita dapat menjelaskan sebuah tujuan sebagai sebuah tujuan keseluruhan yang
ingin dicapai sistem. Sebuah sistem setidaknya harus memiliki satu tujuan,
tetapi tujuan yang banyak adalah hal yang biasa. Pada saat manajer mengawasi
sistem, mereka perlu sesuatu yang lebih khusus daripada pencapaian tujuan itu
sendiri dan ini dicapai melalui standar. Sebuah standar (standard) adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima, sebaliknya diuraikan dalam keadaan yang
khusus. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik melalui
perbandingan kinerja yang sesungguhnya, seperti yang dilaporkan melalui
pengolahan informasidengan standar. Hasil perbandingan akan menentukan apakah
perlu suatu tindakan.
Sistem konsepsi
(conceptual system) yaitu sistem yang mengendalikan sistem fisik dan terdiri
dari tiga unsur kunci, yaitu menajemen, pengolahan informasi dan standar.
Sedangkan yang
dimaksud standar oleh Gerald V. Post dan David L. Anderson (2000:653) adalah an
agreement that specifies certain technical definitions. Standards can be
established by committees or evolve over time through market pressures. As
technology changes, new standard are created. Artinya standard adalah suatu
perjanjian yang menggambarkan/menjelaskan definisi teknik yang dapat dipercaya.
Standard dapat diadakan melalui komite/dewan atau perkembangan waktu melalui
tekanan pasar. Saat teknologi berubah, standar baru dibuat.
Tanpa standar,
tidak mungkin menghubungkan komputer atau jaringan yang dibuat oleh penjual
(vendors) yang berbeda. Standar harus juga melindungi pembeli dari barang yang
sudah lama. Jika memasang (install) perlengkapan jaringan yang memenuhi standar
yang ada, Anda harus dapat membeli hasil yang menunjang perlengkapan itu dimasa
mendatang. Sayangnya, sekarang terdapat banyak organisasi pengatur standar.
Setiap Negara memiliki standarnya sendiri (seperti ANSI-the American National
Standards Institu/Institut Standar Nasional Amerika). Ada beberapa organisasi
internasional seperti ISO (International Standards Organization/ Organisasi
Standar Internasional) dan ITO (International Telecommunications Union/
Organisasi Telekomunikasi Internasional) yang ditugaskan menjelaskan standar
bidang computer dan komunikasi. Namun, kini ISO sudah luas penggunaanya. ISO
dimanfaatkan juga untuk bidang pendidikan, manajemen, makanan, dan sebagainya.
Dengan ISO, kini masyarakat diyakinkan bahwa suatu produk telah memenuhi
standar internasional. Seakan-akan dengan ISO produk tersebut dijamin
kualitasnya. Dengan ISO pun biaya produksi dan harga jual produk dimasyarakat
kini semakin mahal.
Sebagai tambahan,
pabrik computer dan perlengkapan telekomunikasi mencoba menggambarkan standar
mereka sendiri. Bila suatu produk perusahaan dipilih sebagai sebuah standar,
mereka memperoleh keuntungan yang tipis dalam merancang dan memproduksinya.
Demikian juga seorang konsumen, anda perlu berhati-hati karena begitu banyak
standard an kadang-kadang standarnya bermacam-macam. (Dalam industri, kata
standar bukan berarti hanya ada satu cara untuk melakukan sesuatu). Saat anda
membeli perlengkapan telekomunikasi, tujuannya adalah membeli perlengkapan yang
terkenal. Tidak selalu mudah untuk memutuskan standar mana yang akan terkenal
dan yang akan ditinggalkan.
Seiring dengan
berlalunya waktu, SIM telah mempelajari bahwa perusahaan akan mengalami
kesulitan bila semua orang bekerja secara bebas. Ditahun 1960, penerapan
(aplikasi) seperti penggajian, akuntansi dan pengolahan pesanan pelanggan
dikembangkan secara bebas. Selama tahun 1970-an, perusahaan menghabiskan biaya
besar untuk mengumpulkan semua bagian tersebut supaya dapat bekerja sama. Pada tahun
1980-an, computer pribadi (PC/Personal Computer) mulai bermunculan dengan
sangat banyak dan masalah pun bertambah.
Muncul masalah
akibat ketidaksesuaian diantara produk yang banyak ini sehingga para ahli SIM
pada perusahaan yang berbeda mengembangkan standar.
James A. O’Brien
(1999:G17) mengatakan bahwa standard is measures of performance developed to
evaluated the progress of a system torward is objectives. Artinya, standar
merupakan ukuran tampilan yang dikembangkan untuk meninjau kemajuan suatu sistem
menuju tujuannya.
F. Manajemen
dengan pengecualian (management by exception)
Manajemen dengan
pengecualian merupakan gaya manajement dimana manajer ikut terjun dan menangani
kegiatan perusahaan ketika perusahaan tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya.
Keuntungan
manajemen dengan pengecualian adalah sebagai berikut:[9]
a. Manajer
tidak menghabiskan waktunya dalam memantau aktivitas-aktivitas dalam perusahaan.
b. Karena
sudah ada sistem yang berjalan. Maka setiap departemen dapat diawasi degnan
baik
c. Perhatian
di pusatkan pada kesempatan dimana sesuatu hal dapat salah
Juga terdapat
kelemahan sebagai berikut:
a. Tidak
mudah dalam menentukan standar dalam perusahaan
b. Sisitem
informasi sangat penting untuk malekukan pengawasan
c. Harus
selalu memperhatikan standar agar tetap terjaga
d. Manajer
harus aktiv dalam memecahkan masalah.
Manajer dalam
pengecualian ini merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dan juga,
manajer biasanya membuat laporan kedalam laporan keuangan sehingga ketika ada
sesuatu hal manajer dapat dengan cermat mengetahui iformasi yang di inginkan.
G. Faktor
penentu keberhasilan
Setiap organisasi
memiliki tugas yang harus diatur secara baik untuk keberhasilan organisasi
dalam mencapai tujuannya atau mempertahankan kehidupan dari oraganisasi atau
perusahaan. Tugas-tugas yang diatur ini dapat kita ketakan sebagai
Faktor-Faktor penentu Keberhasilan (Critical Suces factor) hal ini biasanya
ditentukan oleh lingkungan alami organisasi, melalui perubahan yang cepat dalam
lingkungan dan melalui sifat dasar industri yang mana organisasi tersebut
merupakan bagian dari industri yang penting.
Harga pokok
merupakan contoh bagus dari tugas pokok fungional yang bersilangan dan penting
untuk banyak perusahaan. Harga pokok mungkin tercipta dari berbagai cara dan
komponen yang berbeda setiap perusahaannya. Oleh karena itu, informasi untuk
memutuskan harga adalah dengan berdasar permintaan dan beberapa wilayah
fungsional yang berbeda dan tidak hanya dari bagian pemasaran saja. Tetapi bisa
juga didapatkan dari luar bagian itu.
Manager harus
mengetahui tugas penting dalam perusahaan dan menyediakan sumberdaya organisasi
dengan baik agar semua kegiatan tiu menjadi lancar.prinsip utama rancangan ini
adalah Sistem Informasi Organisasi harus dirancang dengan sempurtna untuk
melayani tugas tersebut. Pada beberapa perusahaan sistem informasi itu berperan
penting untuk keberhasilan organisasi dan sangat vital. Ketersediaan informasi
merupakan hal pokok yang sesunguhnya untuk mengelola tugas-tugas penting
laiinya. Contoh kegunaan informasi yang sangat vital adalah di meskapai
penerbangan. Dimana sistem booking yang terebar lewat media mana saja dan
memiliki agent dimana saja yang notabene jauh dari lokasi kantor maka informasi
siapa, berapa banyak, kapan dan menggunakan jalur mana yang di gunakan
penumpang merupakan informasi yang harus segera di dapatkan oleh manager.
Solusi untuk
meskapai penerbangan ini adalah dengan menggunakan sistem informasi yang di
komputerisasi degnan baik dan canggih agar seseorang dari setiap kota yang
berbeda dapat memesan tiket keberangkatan pesawat. Dalam hal ini, sering
terjadi persaingan dimana antar perusahaan meskapai dalam sistem informasi ini.
Kecepatan aliran informasi dan intensitas dari informasi yang mengalir
terkadang menjadi sebuah persaingan dalam mendapatkan pelanggan. Semakin baik
dan berkualitas sistem informasinya maka semakin diminati oleh pelanggan.
Faktor penentu
keberhasilan adalah stu dari berbagai macam kegiatan dalam perusahaan yang
meruipakan kegiatan viotal dan penting dalam perusaan. Pemikiran mengenai
faktor penentu keberhasilan sangat mirip dengan manajemen dengan pengecualian
dimana berfokus pada satu obyek atau kegiatan tertentu
DAFTAR PUSTAKA
Gaol, Chr. Jimmy.
L. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: PT Grasindo.
Laudon, Kenneth
C. & Jane P. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital.
Jakarta: Salemba Empat.
[1] Chr.
Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta :
Grasindo, 2008:hlm. 101
[6] Kenneth
C. & Jane P. Laudon. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat. 2008
[7] Chr.
Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta :
Grasindo, 2008:hlm.111
‘
PENDAHULUAN
Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana
penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan
oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di
perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa
depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik
dan konseptual.
PEMBAHASAN
3.1 Model Sistem Umum Peusahaan
· Pengertian model
Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan
suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau
idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model
citra (gambar rancangan, citra computer)
Terdapat tiga jenis model diantaranya :
1. Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
2. Model Naratif
Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular
Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular
3. Model Grafik
Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas,
Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas,
Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :
1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi
Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.
Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.
3. Memperkirakan Masa Depan
Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
· Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan :
Konsep Dasar Model menggunakan Sistem Konseptual, yakni
sebagai system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,sebagian tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang
menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme
pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke system. Mekanisme
pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik
untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah tindakan perbaikan
perlu dilakukan.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen
perusahaan,yang menggunakan dimensi Informasi:
1. Relevansi, informasi yang
harus berkaitan langsung dengan masalah yang di hadapi.
2. Akurasi, semakin tinggi
persentasi ketelitian disitu juga nilai yang akan di dapatsemakin baik.
· Penggunaan Model Sistem Umum
Model system umum adalah pendekatan yang dilakukan
berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem
informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.
Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.
1. System fisik
System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).
System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).
2. System konseptual
System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.
System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.
^Sistem Lingkaran Terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau
mekanisme pengendalian. Perusahaan bisnis yang menggunakan konsep ini hanya
sedikit. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi
umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika
perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan
keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sedangkan Sistem
LingkaranTertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan
mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan
membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.
Penggunaan Model Sistem Umum dalam contohnya seperti pasar
swalayan
KESIMPULAN
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk
memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka
berhubungan. Terdapat 4 model system umum perusahaan yaitu; model fisik,
naratif, grafik, dan matematis. Pembuatan model bertujuan untuk memecahkan
masalah dalam perusahaan, mempermudah komunikasi, dan meperkirakan masa depan
perusahaan. penggunaan model banyak ditemukan di pasar swalayan dan Lembaga
Bantuan Hukum.
sumber :
deryfirmansyah09.blogspot.com
thiefheartwomen.blogspot.com
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
TUGAS PENULISAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Disusun oleh :
SYARIF HIDAYAT
NPM : 36110785
2DB10
Dosen : LELI SAFITRI
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
2011
DAFTAR ISI
Daftar Isi……………………………………………………………………………………………..
ii
Kata pengantar…………………………………………………………………..…………….…. iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
masalah..............................................................................
1
1.2. Perumusan
masalah……………………………………………………….. 1
1.3. Tujuan
penulisan……………………………………………………………. 1
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Model…………………………………………………………… 2
2.2. Konsep Dasar
Model Sistem Umum Perusahaan… … ……… 4
2.3. Penggunaaan
Sistem Umum……………………………………........… 5
BAB III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………….
8
3.2. Saran…………………………………………………………………………….. 8
DAFTAR
PUSTAKA………………………………………………………………………………. 9
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis
panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan rahmat serta
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
penulisan tentang MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN ini dengan baik.
Penulisan
ini adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas
Gunadarma.
Melalui penulisan
ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
- Ibu Leli Safitri selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga terwujudnya penulisan ini.
- Rekan-rekan 2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam menyelesaikan penulisan ini.
Semoga Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang
telah memberi bantuan baik moril maupun materil kepada penulis dalam
menyelesaikan penulisan ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat
kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis akan bersenang hati menerima
segala saran dan kritik dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas
penulisan ini.
Depok, 28 Oktober 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah
Kita telah mengetahui bahwa teori sistem organisasi melihat
perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka. Sistem tersebut menerima sumbernya
dari lingkungan, mengubah sumber tersebut menjadi bentuk lain, dan membuat
sumber yang ditransformasikan berada kedalam lingkungan. Dalam bab ini, kita
akan membahas bagaimana organisasi manufaktur dapat dianggap sebagai sebuah
sistem dan mengembangkan diagram proses sistem tersebut sehingga dapat
diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita menyebut diagram tersebut
model sistem umum perusahaan (General System Model of the Firm).
1.2. Perumusan masalah
Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan tujuan
dan aktivitas yang disebut antity (kesatuan). Model sistem umum dari perusahaan
dapat digunakan untuk memahami susunan sistem fisik perusahaan maupun sistem
konsep, dan cara mereka berhubungan.
1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari model sistem umum perusahaan kita dapat
mengetahui apa yang di maksud dengan model, jenis apa yang ada, mengetahui
kemampuan khusus model matematis dalam pemecahan masalah dan bagaimana mereka
digunakan dalam bisnis. Serta kita juga dapat menggunakan model sistem umum
sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
Perguruan tinggi umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat
mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan karir yang luas. Prinsip yang
didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai system informasi di segala
organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model system umum perusahaan. Ia
merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian yang menjelaskan semua
organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan kerangka system.
Transisi dari ruang kelas ke perusahaan sering kali
merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier seseorang. Pada hari
pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja tersebut baru dan
berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru, dan terminology
yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka ia dapat
dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model system umum
bisa memberikan titik referensi semacam itu.
Selain memberikan kerangka untuk orientasi, model sistem
umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda
akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model tersebut membantu anda
untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan kesempatan untuk
perbaikan.
2.1. PENGERTIAN MODEL
Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis
literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan
peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model.
Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model
merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model
selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir
ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.
Sistem konsep menampilkan sistem fisik. Sebuah model
mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan
tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan). Kata model biasanya
mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah abstraksi seseorang
dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Calon pembeli
adalah entity.
JENIS-JENIS MODEL
Ada empat jenis dasar dari model, antara lain :
- Model Fisik : Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
- Model Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity (kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
- Model Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif.Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem maupun untuk
- Model Matematis : Model Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya :
BEP = TFC
P-C
Disini TFC adalah
total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah
biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas hanya menggunakan satu
pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali
sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan
oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar
2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu banyak mengakibatkan
mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung
digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer
dalam memecahkan masalah khusus.
Karena bahasa
matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi.
Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat
mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan
lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat di
deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih
banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga
model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui
kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini
merupakan aset yang besar.
2.2. KONSEP
DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Ada dua macam
sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak
bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat
menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil
bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol
kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang
menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan
apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
1.
SISTEM SIMPUL TERBUKA
Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau
mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari
sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul
terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang
maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau
sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan
temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis
dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun
mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam
susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak
ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan
kerusakan sistem (kebangkrutan).
2.
SISTEM SIMPUL TERTUTUP
Sistem simpul
tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol.
Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini.
Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan
mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.
|
Gambar diatas
menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback
terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik.
3.
KONTROL MANAJEMEN
Manajemen
menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen
yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya
distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan
sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran
dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan
penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya
disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau
disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.
Komputer akan
memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah
penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk,
menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan catatan produk kedalam
urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam daftar paling atas (seperti
10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut. Manajer akan memperhatikan
laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai penjualan terbaik. Manajer
kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik penjualannya dan menggunakan
penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan penjualan produk yang
lain.
Feedback output
berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan kedalam model
umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui
status dari input dan proses internal. Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi
yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi kebutuhan bahan input terhadap
perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dari operasi manufaktur. Kita
harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir secara langsung dari
sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari sistem fisik dan harus
mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi. Kadang-kadang
informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia ditempatkan dalam
penyimpanan sampai ia diperlukan.
4.
PEMROSES INFORMASI
Gambar diatas
menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data menjadi
informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah
komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan
terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat
diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.
2.3.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus bahan
melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti
yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu
mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam
pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan
organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk
menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan
memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap berbagai jenis
organisasi.
SUPERMARKET
Semua sumber
fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan,
yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari
manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang
diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada
beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang.
Proses
transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan
penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan
sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging,
mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang
membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap
transformasi.
Elemen manajemen
dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses
informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan
(pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode jenis
barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket tersebut,
mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin
pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh
kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen toko
(supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan
pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon terhadap situasi
tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh
minikomputer toko yang selalu memberikan informasi.
Standart
memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan
dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk
memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart.
Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana
yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti
mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi
obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat
juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
LEMBAGA
BANTUAN HUKUM
Ada banyak
perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket. Lembaga
bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang
telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk melakukan
pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada
aktivitas fisik. Arus bahan (material) melaui lembaga ini sangat sedikit, yang
terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot resmi dan pensil.
Walaupun dengan
perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh
model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga
bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar,
kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung jawab
utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk
mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik
seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan
untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah perkara
tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk kelangsungan
operasi diperlukan dana.
Proses
transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah
(klien yang mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir
(klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh
pengacara, yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut.
Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling
penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang
dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu anda
bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya
untuk mencari bahan dalam buku tersebut.
Beberapa lembaga
bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum
karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak.
Walaupun mungkin
tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang
dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif
tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika
hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga
kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan,
pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat
dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan
sebagainya.
Model umum
memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang
baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
- Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan.
- Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat, yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan pemakai untuk lebih bias memahami objek asli, yang disebut entity. Model matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas.
- Model system umum menggambarkan perusahaan sebagai system simpul terbuka (ia berhubungan dengan lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa system tertutup, namun system yang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tidak adanya mekanisme feedback pada system simpul terbuka.
SARAN
- Sebaiknya kita mengenal model system umum per elemen, dengan memperhatikan arus sumber yang melalui system fisik maupun system arus feedback yang mengalir lewat system konsep. Arus feedback berasal dari data, ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan kemudian digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen, Seri Diktat Kuliah, E.S.
Margianti & D. Suryadi H.S. cetakan kedua, Mei 1995
MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
TUGAS PENULISAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1
MODEL SISTEM UMUM
PERUSAHAAN
Disusun oleh :
SYARIF HIDAYAT
NPM : 36110785
2DB10
Dosen : LELI SAFITRI
JURUSAN MANAJEMEN
INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI
2011
DAFTAR ISI
Daftar Isi……………………………………………………………………………………………..
ii
Kata pengantar…………………………………………………………………..…………….…. iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
masalah..............................................................................
1
1.2. Perumusan
masalah……………………………………………………….. 1
1.3. Tujuan
penulisan……………………………………………………………. 1
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Model…………………………………………………………… 2
2.2. Konsep
Dasar Model Sistem Umum Perusahaan… … ……… 4
2.3. Penggunaaan
Sistem Umum……………………………………........… 5
BAB III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………….
8
3.2. Saran…………………………………………………………………………….. 8
DAFTAR
PUSTAKA………………………………………………………………………………. 9
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan
rahmat serta karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
penulisan tentang MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN ini dengan baik.
Penulisan ini adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata
kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas
Gunadarma.
Melalui penulisan ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Ibu
Leli Safitri selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1
yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan
sehingga terwujudnya penulisan ini.
2.
Rekan-rekan
2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam
menyelesaikan penulisan ini.
Semoga
Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang telah memberi bantuan baik
moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini.
Penulis
menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh
karena itu, penulis akan bersenang hati menerima segala saran dan kritik dari
para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas penulisan ini.
Depok, 28 Oktober 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah
Kita telah mengetahui bahwa teori sistem organisasi melihat
perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka. Sistem tersebut menerima sumbernya
dari lingkungan, mengubah sumber tersebut menjadi bentuk lain, dan membuat
sumber yang ditransformasikan berada kedalam lingkungan. Dalam bab ini, kita
akan membahas bagaimana organisasi manufaktur dapat dianggap sebagai sebuah
sistem dan mengembangkan diagram proses sistem tersebut sehingga dapat
diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita menyebut diagram tersebut
model sistem umum perusahaan (General System Model of the Firm).
1.2. Perumusan masalah
Model adalah abstraksi dari sesuatu,
ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut antity (kesatuan). Model
sistem umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan sistem fisik
perusahaan maupun sistem konsep, dan cara mereka berhubungan.
1.3. Tujuan penulisan
Dengan mempelajari model sistem umum
perusahaan kita dapat mengetahui apa yang di maksud dengan model, jenis apa
yang ada, mengetahui kemampuan khusus model matematis dalam pemecahan masalah
dan bagaimana mereka digunakan dalam bisnis. Serta kita juga dapat menggunakan
model sistem umum sebagai dasar untuk memahami dan mengevaluasi segala jenis
organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
Perguruan tinggi umumnya membuka
jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan
karir yang luas. Prinsip yang didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai
system informasi di segala organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model
system umum perusahaan. Ia merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian
yang menjelaskan semua organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan
kerangka system.
Transisi dari ruang kelas ke
perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier
seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja
tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru,
dan terminology yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka
ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model
system umum bisa memberikan titik referensi semacam itu.
Selain memberikan kerangka untuk
orientasi, model sistem umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi
perusahaan yang baru. Anda akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model
tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan
kesempatan untuk perbaikan.
2.1. PENGERTIAN MODEL
Model merupakan alat yang terkenal
dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu
menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model.
Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model
merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model
selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir
ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.
Sistem konsep menampilkan sistem
fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari
sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan).
Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah
abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model
itu. Calon pembeli adalah entity.
JENIS-JENIS MODEL
Ada empat jenis dasar dari model,
antara lain :
·
Model Fisik :
Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model
ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh
adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan
prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model
mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada
yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia
yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model
fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata;
bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil
sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari
keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai
kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu
melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya
dalam pemecahan masalah.
·
Model
Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap
hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity
(kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat
memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis
adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam
bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem
komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
·
Model
Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah
model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol
dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif.Model grafis
digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan
mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk
menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan
software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan
perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga
digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang
digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling
terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya
barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili
file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk
membantu memahami sistem maupun untuk
·
Model Matematis : Model
Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau
persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh
manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran
matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk
menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya :
BEP = TFC
P-C
Disini TFC adalah total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan
per unit, dan C adalah biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas
hanya menggunakan satu pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan
sejumlah persamaan, seringkali sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan
pendanaan yang dikembangkan oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan
MIS, menggunakan sekitar 2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu
banyak mengakibatkan mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang
ini cenderung digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk
membantu manajer dalam memecahkan masalah khusus.
Karena bahasa matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal
wilayah geografi. Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya
akan dapat mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model
matematis. Kelebihan lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari
suatu objek dapat di deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian
hubungan dengan lebih banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi
model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis,
yang mengetahui kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model
matematis ini merupakan aset yang besar.
2.2. KONSEP DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya
sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa
simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang
memberikan jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari
mekanisme kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari
beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan
sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
1. SISTEM SIMPUL TERBUKA
Jika sebuah sistem tidak mempunya
simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka.
Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting
dalam sistem.Contoh yang
tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil.
Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi
panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri
untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya
ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini
merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme
kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika
mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki
keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
2. SISTEM SIMPUL TERTUTUP
Sistem simpul tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan
mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan
diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang
diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.
|
Gambar diatas menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup.
Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen
perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat
perubahan dalam sistem fisik.
3.
KONTROL MANAJEMEN
Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak
laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi,
biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama
perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output,
maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan
penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama
perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk
magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir
bulan.
Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk,
menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan
menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan
catatan produk kedalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam
daftar paling atas (seperti 10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut.
Manajer akan memperhatikan laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai
penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik
penjualannya dan menggunakan penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan
penjualan produk yang lain.
Feedback output berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat
disertakan kedalam model umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer
juga harus mengetahui status dari input dan proses internal. Sebagai contoh,
manajer menginginkan informasi yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi
kebutuhan bahan input terhadap perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi
dari operasi manufaktur. Kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir
secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari
sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan
komunikasi. Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun
ia ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan.
4.
PEMROSES INFORMASI
Gambar
diatas menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data
menjadi informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi
adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat
diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya
dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode
manual.
2.3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus
bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer,
seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak
begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain.
Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan
pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut
adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang
sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap
berbagai jenis organisasi.
SUPERMARKET
Semua
sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah
bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri
dari manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya,
yang diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya
ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang.
Proses
transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan
penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan
sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging,
mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang
membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap
transformasi.
Elemen
manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer.
Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area
pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode
jenis barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket
tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol
mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor
pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen
toko (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan
melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon
terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol
dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu memberikan informasi.
Standart
memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan
dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk
memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart.
Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana
yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti
mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi
obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat
juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
LEMBAGA BANTUAN HUKUM
Ada
banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket.
Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang
profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk
melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental
dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melaui lembaga ini sangat
sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot
resmi dan pensil.
Walaupun
dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan
oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap
lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih
besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung
jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan
untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak
spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau
menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah
perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk
kelangsungan operasi diperlukan dana.
Proses
transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah
(klien yang mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir (klien yang masalahnya telah
diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara, yang mewakili sebagian besar
sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi
merupakan sumber yang paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang
terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara
akan memberitahu anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku,
namun pada pengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut.
Beberapa
lembaga bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai
hukum karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output ditampilkan
pada layar atau dicetak.
Walaupun
mungkin tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan
yang dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart
intuitif tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem
fisik. Jika hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan
(lembaga kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara
tambahan, pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat
dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan
sebagainya.
Model
umum memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara
yang baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
BAB
III
PENUTUP
KESIMPULAN
·
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami
susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka
berhubungan.
·
Model adalah abstraksi dari sesuatu, dan jenisnya ada empat,
yaitu fisik, naratif, grafis, dan matematis. Semua jenis ini memungkinkan
pemakai untuk lebih bias memahami objek asli, yang disebut entity. Model
matematis memberikan kemampuan kepada pemakai untuk meramal masa depan dengan
tingkat keakuratan atau ketepatan yang terbatas.
·
Model system umum menggambarkan perusahaan sebagai system simpul
terbuka (ia berhubungan dengan lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia
mempunyai simpul feedback). Tak ada perusahaan yang berupa system tertutup,
namun system yang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tidak adanya
mekanisme feedback pada system simpul terbuka.
SARAN
·
Sebaiknya kita mengenal model system umum per elemen, dengan
memperhatikan arus sumber yang melalui system fisik maupun system arus feedback
yang mengalir lewat system konsep. Arus feedback berasal dari data,
ditransformasikan menjadi informasi oleh pemroses informasi, dan kemudian
digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan.
DAFTAR
PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen, Seri Diktat
Kuliah, E.S. Margianti & D. Suryadi H.S. cetakan kedua, Mei 1995
Komentar
Posting Komentar